De factuur is één van de belangrijkste handelsdocumenten in je onderneming. Het bevestigt de levering van je goederen en diensten die - liefst - betaald moeten worden. Maar welke vermeldingen moeten er op dit document zeker staan? En welk risico loop je als de factuur niet in orde is?
Algemene vermeldingen
Je factuur aan Belgische klanten moeten ten minste de volgende elementen bevatten:
Het woord 'factuur';
Datum en opeenvolgende nummering van de factuur;
De gegevens van jouw onderneming: naam, adres van de zetel, het btw-nummer en het nummer van jouw bankrekening. Bijkomend als je een vennootschap hebt: het woord “rechtspersonenregister” of de afkorting “RPR”, gevolgd door de vermelding van de zetel van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen jouw vennootschap haar zetel heeft.
De gegevens van jouw klant: naam, adres en (indien van toepassing) zijn BTW-nummer;
De datum van het belastbare feit of de datum van de ontvangst van (een deel van) de prijs, indien verschillend van de factuurdatum;
Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de verstrekte dienst, alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, het btw-tarief;
Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende btw-tarieven van toepassing zijn);
Het percentage en het bedrag van de verschuldigde btw (eventueel per tarief);
Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de btw onderworpen is;
Een verwijzing naar voorgaande facturen, wanneer voor eenzelfde handeling meerder facturen of stukken worden opgemaakt;
Het vermelden van jouw algemene voorwaarden op de factuur is niet verplicht, maar je doet er toch goed aan ze mee op te nemen op de achterzijde.
Bijzondere vermeldingen
In sommige gevallen moeten er nog bijkomende vermeldingen opgenomen worden in de factuur.
“Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten.″
"Factuur uitgereikt door afnemer", in het geval van self-billing;
"Vrijgesteld van btw op grond van artikel …", indien de handeling vrijgesteld is van btw. De wettelijke grondslag voor de vrijstelling moet wel gedetailleerd omschreven zijn;
Bijzondere vermeldingen opgelegd door de wetgeving ( verkoop van kunstvoorwerpen, antiquiteiten, motorvoertuigen, reisbureaus, gebruikte goederen).
Wat indien mijn factuur niet in orde is?
Wanneer tijdens een controle wordt vastgesteld dat bepaalde vermeldingen ontbreken op de factuur, dan kunnen volgende administratieve boetes opgelegd worden:
Bij eerste overtreding, voor zover ze louter toevallig is en geen afbreuk doet aan de Schatkist: 25 euro per factuur, met een minimum van 50 euro en een maximum van 500 euro.
Bij andere eerste overtredingen: 50 euro per factuur, met een maximum van 250 euro
Bij tweede overtreding:125 euro met een maximum van 1.250 euro
Bij volgende overtredingen: 250 euro met een maximum van 5.000 euro.